Как проводить оперативное совещание. Как правильно организовать оперативное совещание. От теории к практике

Содержание
  1. Что такое планерка и как провести планерное совещание эффективно
  2. Зачем нужна планерка
  3. Виды планерок
  4. Правила проведения планерки
  5. План проведения планерки
  6. Пример проведения планерки для продавцов магазина
  7. Пример проведения планерки с руководителями подразделений
  8. Особенности проведения виртуальных планерок
  9. Как проверить эффективность собрания
  10. Причины неэффективности планерок
  11. Как увеличить пользу планерки
  12. Шесть этапов правильного совещания
  13. Структура этапов совещаний
  14. Этап №1. Организация совещаний
  15. Этап №2. Подготовка совещаний
  16. Этап №3. Проведение совещаний
  17. Этап №4. Завершение совещаний
  18. Этап №5. Контроль совещаний
  19. Этап №6. Анализ совещаний
  20. Выводы
  21. Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания
  22. Проведение совещаний нужно сделать системой
  23. Зачем проводить совещания
  24. Виды совещаний
  25. Готовимся к совещанию правильно
  26. Правила проведения рабочего совещания
  27. Не делайте встречу однобокой
  28. Не превращайте оперативку в набор формальностей
  29. Хвалите подчиненных
  30. Давайте всем право голоса
  31. Делайте лирические отступления
  32. Протокол совещания
  33. Подытожим
  34. Как провести планёрку эффективно с сотрудниками
  35. Типы и виды планерок
  36. Какие темы разбирать на планерке с сотрудниками
  37. Основные принципы проведения планерок
  38. Порядок проведенияпланерки
  39. Пример планерки для менеджеров отдела продаж
  40. Специфика проведения виртуальных планерок
  41. Как выявить эффективность проведенной планерки
  42. Причины непродуктивности планерок
  43. Как сделать планерку максимально полезной

Что такое планерка и как провести планерное совещание эффективно

Как проводить оперативное совещание. Как правильно организовать оперативное совещание. От теории к практике

Что такое планёрка на работе знают многие. Однако репутация у этого полезного процесса обычно оставляет желать лучшего. Бесполезно, неинтересно, неинформативно — такими эпитетами часто награждают рабочие встречи с целью планирования сотрудники и руководители подразделений разных компаний.

Однако планёрка нужна. Никакие мессенджеры, корпоративные чаты и другие современные технологии не заменят живого общения. Конечно, если встреча будет краткой и по делу, а результаты использованы в работе всеми участниками. Как проводить планёрки, чтобы они были именно такими, можно узнать из этой статьи.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем нужна планерка

Прежде, чем разбирать нюансы проведения планёрок, важно дать точное определение этому рабочему процессу.

Планёрка — это короткая встреча для обсуждения текущего положения дел и планирования дальнейших действий.

Самым важным словом здесь можно считать «короткая». Обычно такие собрания длятся 15-20 минут. Кончено, их длительность может доходить и до 60 минут, но всё же главное «не растекаться мыслью по древу». Если планерки в вашей компании длятся по два-три часа, их более уместно называть совещаниями.

На планерках решаются следующие задачи:

  • подводятся итоги рабочего периода (дня, недели, месяца и т. п.);
  • обсуждается текущее положение дел и предлагаются оперативные решения;
  • обеспечивается оперативная связь между отделами крупной компании, чтобы все понимали ситуацию в целом;
  • распределяются задачи и назначаются ответственные;
  • выявляются проблемы и проводится мозговой штурм с целью поиска их решения;
  • поощряются наиболее эффективные сотрудники.

Виды планерок

Перед проведением планерки важно определиться к какому типу она принадлежит. И уже исходя из этого планировать её регламент. Классификация достаточно сложна и осуществляется по нескольким признакам.

По времени проведения:

  • ежедневная — очень короткая встреча перед началом рабочего дня, на которой проводится оперативное планирование (5-15 минут);
  • еженедельная, например, во второй половине дня пятницы. Здесь подводятся итоги недели и планируется следующая. Продолжительность обычно не превышает получаса;
  • ежемесячная. Поскольку она требует анализа показателей за весь месяц и подведения итогов, то продолжительность может достигать одного часа. Это более глобальная встреча, на которой обычно анализируются общие показатели деятельности компании;
  • внеплановая, которая проводится «здесь и сейчас». Необходима, когда рабочая ситуация резко меняется и требуются срочные действия по её стабилизации. Длительность определяется характером проблемы.

По темам планёрки делят на:

  • информационные, которые регулярно проводятся с целью донести до каждого сотрудника информацию о текущем положении дел;
  • мозговой штурм, позволяющие найти решение для выявленной проблемы;
  • планирование, где проходит распределение текущих задач. Важно не просто раздавать их, но и мотивировать сотрудников к выполнению, а также назначать ответственных и ставить четкие сроки;
  • обучающие. Планерки можно использовать для короткого разбора определенных тем, совершенствовать ключевые навыки и т. п.

Правила проведения планерки

Эффективные планерки получаются таковыми только при следовании определенным стандартам. В противном случае выходит вариант «а поговорить», когда ни один из участников прошедшей встречи не понимает, зачем он провел на ней последние полчаса.

Важно:

  • Четко установить регламент встречи и круг обсуждаемых вопросов. Всех скатывающихся в рассуждения на посторонние темы, необходимо прерывать и возвращать к сути.
  • Сообщить регламент всем участникам. Каждый должен понимать, что он здесь делает.
  • Избегать попыток обсудить всё «по верхам». Лучше выбрать проведение планерок длительностью до 15 минут ежедневно и посвятить время каждому вопросу отдельно, чем собрать всех в переговорной на три часа.
  • Назначить куратора и строго следить за хронометражем собрания. Кстати, это может быть не только руководитель, но и кто-то из сотрудников. Так результат может получиться интереснее.
  • Стремиться выслушать мнение каждого. Не допускать, чтобы на планерке ежедневно выступали с докладами те же несколько человек.
  • Выбрать секретаря и вести протокол «строго по делу», избегая многостраничных опусов, которые никто не будет читать.
  • После окончания встречи протокол со списком принятых решений, а также ответственными и сроками исполнения разослать всем участникам или повесить рна видном месте.

План проведения планерки

Как провести планерку зависит от того, для кого она проходит. Если это встреча сотрудников одного отдела, порядок действий будет один.

Если собрались руководители смежных подразделений — совсем другой. Не стоит забывать и о специфике бизнеса.

Так, невозможно себе представить, что директора строительной компании и фирмы, занимающейся организацией мероприятий, проводят планёрки одинаково.

Узнать подробнее

Пример проведения планерки для продавцов магазина

Примерный план может выглядеть следующим образом:

  • повестка дня и длительность собрания;
  • подведение итогов отчетного периода, обсуждение выполнения/невыполнения плана продаж;
  • если план не выполняется, то обсуждение мероприятий по его улучшению;
  • поощрение лучших сотрудников;
  • выяснение причин и предложение помощи несправляющимся;
  • внедрение новых акций и другие изменения в работе магазина;
  • постановка целей и задач на следующий отчетный период.

Пример проведения планерки с руководителями подразделений

Если участники работают в разных отделах компании, проведение планерки изменяется соответственно:

  • повестка дня и длительность собрания;
  • подведение итогов отчетного периода, основные показатели деятельности компании;
  • обсуждение текущей ситуации с выступлением каждого из участников по деятельности подотчетного ему отдела;
  • выявление проблем;
  • поиск их решений путём координации действий нескольких отделов;
  • закрепление достигнутых договоренностей и постановка задач каждому подразделению на следующий отчетный период.

В первом плане акцент делается на показателях каждого сотрудника в отдельности, во втором случае на взаимодействии всех структур компании для решения общих задач. В последнем случае больше внимания уделяется общим показателям деятельности компании.

Особенности проведения виртуальных планерок

С тем, как правильно проводить планерки, где все участники присутствуют в одной переговорной, всё понятно.

Но почти в каждой организации присутствует необходимость общения с представительствами в других городах, а иногда и странах, или есть сотрудники, работающие удалённо.

То есть быть в одном офисе физически все участники просто не могут. Отменить проведение планерок? Ни в коем случае.

В случае виртуального взаимодействия регулярные планерки ещё более важны, так как для координации действий усилий требуется больше. Для проведения планерки руководителем можно использовать Skype или аналогичные программы.

  • Анализируйте воронку продаж от показов рекламы до ROI от 990 рублей в месяц
  • Отслеживайте звонки с сайте с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Повышайте конверсию сайта на 30% с помощью умного обратного звонка
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Добавьте интеграцию c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Контролируйте расходы на маркетинг до копейки

Узнать подробнее

Однако в виртуальной планерке тоже есть свои нюансы. Необходимо:

  • обеспечить устойчивое интернет-соединение всем участникам, возможно потребуется большая скорость трафика и т. п. Подключаться всем лучше за 15 минут до начала, чтобы проверить все технические моменты.
  • при возникновении неполадок оптимально отложить или перенести на другой день проведение планерки, а не пытаться всем отделом разобрать, что хочет сказать участник с проблемной стороны. Конечно, если это позволяет уровень срочности решаемой задачи;
  • использовать визуальные материалы. Они помогут сделать обсуждаемый вопрос более наглядным и избавят от необходимости наблюдать за лицами других участников через веб-камеру, что может быстро наскучить;
  • Поощрять активность слушателей. Например, проводить ания по обсуждаемым вопросам. Это нужно, чтобы постоянно держать аудиторию «в тонусе».
  • поддерживать ещё более жесткий хронометраж «встречи». Вынужденные слушать бесконечные монологи с экрана слушатели быстро переключают своё внимание на другое.

Чем больше участников в виртуальной встрече, тем более скрупулезной организации она требует

Как проверить эффективность собрания

Главный вопрос не в том, как проводить планёрки, а в том, как убедиться, что они достигают своей цели. В этом можно ориентироваться на следующие признаки:

  • задачи четко расставляются, исполнители знают сроки их выполнения;
  • к следующей планерке они выполняются, а не остаются бесполезными строками в протоколе;
  • сотрудники проявляются активность и участвуют в обсуждениях, планерка — не монолог руководителя или сольные партии нескольких главных действующих лиц;
  • встречи укладываются в заданный хронометраж и все запланированные темы удаётся обсудить;
  • протоколы рассылаются всем участникам и их действительно читают (простой тест — включите в него какую-либо значимую информацию, которая не обсуждалась на совещании, и посмотрите как быстро в офисе узнают об этом).

Чтобы измерить эффективность, можно обратиться к самим сотрудникам. Например, предложить им ответить на вопрос «Как проводить планерки в нашем офисе, чтобы они стали более продуктивными?». Так можно получить много новых идей.

Причины неэффективности планерок

У каждой компании они свои, и всё же можно выделить несколько фаворитов:

  • «Чай, кофе, опоздаем». Если из десяти приглашенных участников, вовремя на месте только семь, а половина всех присутствующих каждые десять минут перемещается к кофе-машине за очередной порцией напитка, об эффективности можно забыть. Необходимо ввести запрет на нецелевое передвижение по кабинету во время планерки, а также мотивировать всех приходить вовремя.
  • «Что я здесь делаю?» Практика отправлять приглашения на планёрку всем сотрудникам отдела в корне неверна. В зависимости от планируемой повестки дня, список присутствующих нужно формировать индивидуально. Каждому приглашенному следует предоставить темы, чтобы все понимали, для чего они присутствуют на встрече.
  • «О чем это я говорил…» Если руководитель определяет повестку уже по ходу встречи, эффективности ждать не приходится. Отклонений от заявленных тем быть не должно.
  • «Помедленнее, пожалуйста. Я записываю». Итогом длинной планерки становится многостраничный протокол. Этот документ бесполезен, потому что читать его никто не будет. Соответственно, все принятые на собрании решения останутся в нём и благополучно канут в Лету уже к следующей встрече.

Если на планерках ваши сотрудники выглядят так, пора что-то менять

Как увеличить пользу планерки

Вопрос «Как проводить планёрки более эффективно?» можно решать бесконечно. В этом процессе всегда есть место улучшениям.

Попробуйте взять на вооружение следующие техники:

  • Обсуждайте позитивно. Не стоит распекать подчиненных, которые третью неделю подряд срывают план продаж. Лучше провести мозговой штурм на тему «как исправить ситуацию» и, возможно, они же предложат интересные решения;
  • Не штрафы, а бонусы. Можно бесконечно штрафовать отсутствующих за пропуски и опоздания, а можно премировать того, кто не пропустил ни одной планёрки и всегда приходил вовремя. Это может послужить хорошей мотивацией.
  • Хронометраж. Если укладываться в выделенный промежуток времени у большинства ораторов не получается, попробуйте обрывать их по его истечению и переходить к следующему вопросу. Со временем все станут говорить лаконично. Однако, важно чтобы это правило касалось и руководителя.
  • Стоя лучше. Хотите чтобы пятиминутная встреча в начале рабочего дня действительно была таковой? Долой посиделки в переговорной! Во многих компаниях такие планерки проводят стоя. В таком положении меньше соблазна сбиться с темы, да и для здоровья офисных работников полезно.
  • Частота определяется положением дел. Проводить ежедневную планерку потому, что «так положено», не стоит. Такой вариант подойдёт компаниям, где ситуация очень быстро меняется или в напряженные периоды, когда необходима оперативная реакция на происходящие события. Если этого нет, одного или двух раз в неделю вполне достаточно.
  • Спасибо. Не забудьте поблагодарить всех участников встречи за плодотворную работу. Может показаться, что это формальность, но на самом деле искренняя благодарность важна.

Источник: https://blog.calltouch.ru/planyorka-s-sotrudnikami-effektivnyj-plan-provedeniya/

Шесть этапов правильного совещания

Как проводить оперативное совещание. Как правильно организовать оперативное совещание. От теории к практике

Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании.

Эти процессы снимают информационное неравенство, способствуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в настоящее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты, телефонов и различных телеконференций.

Плохо подготовленные, неэффективные совещания кроме бессмысленных потерь времени и нервов участников еще и снижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом. Совещания – принципиально незаменимый институт управления организационными структурами, и повышение их эффективности ― постоянная задача, стоящая перед менеджментом компаний.

Предлагаемые ниже 50 рекомендаций составлены на основе авторской структуризации этапов совещаний и предназначены для руководителей компаний, их заместителей, секретарей и помощников, руководителей подразделений, проектов, рабочих групп, других сотрудников, которые по роду своих обязанностей регулярно проводят совещания или участвуют в них.

Структура этапов совещаний

1. Проведите четкое структурирование этапов по следующей (авторской) схеме:

Кликните, чтобы увеличить картинку

Этап №1. Организация: определение участников, формирование план-графика, выбор тематики и разработка регламента совещаний.

Этап №2. Подготовка: рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение повестки дня и участников, проверка помещений и т.д.

Этап №3. Проведение: обсуждение повестки дня, выработка решений, выдача поручений, подготовка проекта протокола совещания.

Этап №4. Завершение: принятие решений и оформление протокола совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола.

Этап №5. Контроль решений: мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка следующего совещания.

Этап №6. Анализ: анализ истории вопросов, получение статистики затрат времени и трудозатрат, оценка качества и совершенствование совещаний.

2. Уточните, какие из указанных видов совещаний (или рассматриваемых на них вопросов) в большей степени характерны для вашей организации, и учитывайте их в своей работе.

  • Информационные (инструктивные): доведение информации, выдача поручений «сверху вниз» до исполнителей, контроль исполнения поручений.
  • Оперативные (диспетчерские): получение информации «снизу вверх», рассмотрение отчетов, решение текущих вопросов, выдача и контроль поручений.
  • Проблемные (ситуационные): коллективный анализ сложных ситуаций и проблем, стоящих перед компанией, выработка решений по этим проблемам.

3. Оцените исходную эффективность и устраните наиболее явные ошибки и потери, возникающие на различных этапах совещаний.

Этап №1. Организация совещаний

1. Определите цели. При отсутствии целей возникают трудности удержания совещания в нужном русле, без цели всякий ветер – попутный.

2. Уточните место совещаний и их «вес», значимость в схеме управления компанией. Например, «проводить» ли через совещания планы, крупные контракты, проекты и т.д.

3. Задайте типовую тематику и круг рассматриваемых в рамках той или иной темы вопросов.

4. На основе целей и выбранной тематики в привязке совещаний к планам компании создайте план-график их проведения на период (например, на год), ознакомьте с ним сотрудников.

5. Определите постоянных участников и круг приглашаемых в зависимости от вопросов повестки дня.

6. Установите форматы повестки дня и протокола, используя для этого единый планово-отчетный документ.

7. Разработайте регламент или более простой документ ― памятку, которую следует вывесить в переговорной комнате перед глазами участников.

Этап №2. Подготовка совещаний

1. Руководитель должен тщательно готовиться, чтобы не превращать совещание в сплошную импровизацию типа КВН.

2. Практикуйте письменные отчеты по исполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний.

3. Проверьте состав участников и целесообразность приглашения тех или иных сотрудников в зависимости от вопросов повестки дня.

4. Заблаговременно разошлите приглашение, повестку дня и необходимые материалы всем участникам.

5. Придерживайтесь разумного числа участников: если их много, то совещание вырождается в беседы руководителя с отдельными сотрудниками, остальные же выступают в роли зрителей.

6. Используйте чудодейственный способ повышения эффективности совещаний путем жесткого ограничения времени его проведения.

7. Создайте условия в переговорной комнате: она должна быть оснащена компьютером и экраном для вывода повестки дня, протоколов и т.д.

Этап №3. Проведение совещаний

1. Не упускайте из виду основную цель совещаний ― выработку решений по вопросам повестки дня и твердо ведите участников к этой цели.

2. Требуйте от участников качественного и своевременного исполнения решений, концентрируйтесь на результатах, а не на объяснениях исполнителей, почему нет результатов.

3. Не «бросайте вожжи», уверенно ведите заседание, помните, что авторитет не обеспечивается автоматически должностью руководителя.

4. Не торопитесь с выражением своего мнения, дайте высказываться сотрудникам, задача руководителя ― услышать других, а не самому выговориться.

5. Приспосабливайте свой стиль (от авторитарного до демократического) под различные виды совещаний (информационные, оперативные, проблемные).

6. Будьте на совещании коллегой среди равных участников, не стройте из себя великана, под ногами которого путаются участники.

7. Закладывайте на текущем совещании успех следующего, не оставляйте принятые решения без исполнителей в надежде на потом.

8. Рационально используйте время и квоты по выступлениям, твердо останавливайте выступающих с превышением отведенного времени.

9. Умело, по ситуации, выбирайте персональный состав исполнителей поручений, сотрудников с авторитетом, организационными и контактными способностями.

10. Цените и учитывайте оригинальные мысли, свежие идеи, самостоятельные суждения, исходящие от участников.

11. Не переоценивайте роль руководителя на совещании, не все зависит от вас, действуйте в практических границах ваших возможностей.

12. Помните, что у вашей компании есть более важные, крупные и более далекие цели, к которым на совещании вы сделали только очередной шаг.

Этап №4. Завершение совещаний

1. Не расслабляйтесь до момента утверждения протокола, не оставляйте подготовку протокола только на секретаря, надо участвовать в этом самому.

2. Не считайте окончательными решения, которые были предложены в ходе совещания, используйте этап завершения для уточнения формулировок.

3. Не распускайте участников до тех пор, пока они не согласуют протокол (в конце длительного совещания они будут делать это легко).

4. При согласовании протокола подписи участников необязательны, достаточно, чтобы не возражали, кто не согласен ― пусть пользуется правом на особое мнение, с записью в протокол.

5. Помните, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения протокола.

6. Регулярно оценивайте эффективность прошедшего совещания, учитывайте рекомендации по совершенствованию совещательного процесса.

7. По завершению подведите итоги, напомните о следующем совещании, поблагодарите участников и попрощайтесь с ними.

Этап №5. Контроль совещаний

1. Помните, что контроль – не разовая операция, а процесс ― от утверждения текущего протокола и до «приемки» результатов на следующем заседании.

2. Полностью задействуйте секретаря для контроля исполнения, с целью экономии своего времени и заблаговременного воздействия на исполнителей.

3. При формировании очередной повестки дня контролируйте исполнение и планируйте вопросы, оставшиеся от прошедшего мероприятия.

4. Жестко реагируйте на низкую исполнительскую дисциплину, не допускайте случаев повторного неисполнения, что разлагает участников и снижает авторитет мероприятия.

5. Избегайте прямой личной и особенно недокументированной критики за невыполненные поручения, используйте для этого протокол, в котором можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника.

6. Исключите случаи «внезапного» обнаружения неисполненных поручений, особенно, если это происходит непосредственно на совещании.

7. Контроль должен быть настолько жестким, насколько это необходимо, но не более, избыточный контроль ослабит управленческую машину совещаний.

8. Широко используйте средства автоматизации для контроля исполнения поручений и оценки исполнительской дисциплины.

Этап №6. Анализ совещаний

1. Создайте и поддерживайте электронную базу совещаний (участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы).

2. Превратите БД совещаний в востребованный корпоративный информационный ресурс, составную часть корпоративной базы знаний.

3. Используйте БД для анализа истории вопросов и поиска прецедентов в решении проблем, стоящих перед компанией.

4. Включайте в БД как прецеденты (best practices) описание действий менеджмента в прошлых кризисных обстоятельствах при выборе путей выхода из сложных текущих положений.

5. Учитывайте статистику (время, число участников, количество вопросов в повестке дня).

6. Рассчитывайте статистику трудозатрат, «цену совещаний» для компании, показатели исполнительской дисциплины сотрудников и т.д.

7. Проводите мониторинг качества и своевременно устраняйте накапливающиеся недостатки в организации и проведении совещаний.

Выводы

Пользы от рекомендаций будет больше, если комплексно подходить к повышению эффективности совещаний, что включает системное решение указанных ниже задач:

  • диагностика и оценка исходной эффективности совещаний, выявление и устранение явных, поверхностных ошибок и потерь;
  • разработка схемы процессов совещаний на основе типовых этапов (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ);
  • разработка регламента совещаний с учетом принятой схемы процессов, разработка памятки участникам, разработка шаблонов повестки дня и протокола;
  • автоматизация управления совещаниями с настройкой на регламент, форматы повестки дня и протокола;
  • тренинг участников с учетом принятой схемы, регламента, системы автоматизации совещаний и настройкой курса обучения на условия заказчика;
  • встраивание совещаний в контур управления компанией в увязке с системой планирования и управления компании;
  • постоянный мониторинг и совершенствование совещаний с использованием системы автоматизации.

В результате выполнения указанных задач в компании повысится качество управленческих решений, принимаемых на совещаниях, будет поддерживаться высокий уровень исполнительской дисциплины сотрудников, обеспечено оперативное доведение решений до исполнителей и контроль результатов, более рационально использоваться человеческие ресурсы и получена значительная экономия затрат времени участников до 15-30%.

В итоге ваши совещания станут действительно эффективными и приведут к соответствующему повышению эффективности компании в целом.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 5 марта 2013 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1798999-shest-etapov-pravilnogo-soveschaniya

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

Как проводить оперативное совещание. Как правильно организовать оперативное совещание. От теории к практике

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Как провести планёрку эффективно с сотрудниками

Как проводить оперативное совещание. Как правильно организовать оперативное совещание. От теории к практике

23.01.2020

Планерка – это знакомый процесс, для тех, кто работает на наемной работе. Но при этом репутация его не так хороша. Руководители структурных подразделений, а также сотрудники, считают эти рабочие встречи бесполезными, неинтересными с отсутствием нужной информации. Но все же значение ее весьма существенно.

В статье разберем, как провести планёрку эффективно для сотрудников. Ведь современные способы общения в виде чатов, мессенджеров не смогут заменить общение в тесном деловом круге, при условии, что беседа будет краткой, иметь четкий план и ее результаты будут применяться на практике.

Как сделать ее именно такой, расскажет текст ниже.

В начале дадим четкоеопределение этому процессу.

Планерка – это непродолжительное собрание работников, с целью обсуждения текущих дел на предприятии, и планирования работы на будущее.

Самое главное в планерке – это ее непродолжительность. Оптимальное время такого собрания 15-30 минут. Конечно, иногда они могут затягиваться и длиться от часа до двух, но подобного рода беседы принято называть скорее совещаниями.

Во время планеркирешаются следующие вопросы:

  • разбор рабочих процессов;
  • рассматриваются текущие дела, предлагаются варианты действий;
  • осуществляется взаимодействие отделов организации, что позволяет увидеть общее положение дел;
  • делятся обязанности среди работников и назначаются ответственные за конкретные задачи;
  • обсуждаются и анализируются трудности, рассматриваются способы их решения;
  • премируются работники, проявившие себя в деле.

Типы и виды планерок

Прежде чем составитьрегламент планерки, нужно определитьсяк какому виду она относится.

Классифицируютсяпланерки по следующим признакам.

По временным критериям:

  1. ежедневная – собрание работников перед началом трудового дня, где распределяются текущие задачи, по длительности занимает от (5-15 минут);
  2. еженедельная, как правило, во время ее проведения подытоживаются проведенные мероприятия в течение недели, ставятся задачи на следующую;
  3. ежемесячная – это встреча, на которой анализируются показатели, и подводятся итоги за весь прошедший месяц, ввиду ее глобальности время проведения может достигать около одного или полутора часов;
  4. внеплановая планерка проводится в срочном порядке, когда ситуация кардинально изменилась, и требует оперативного вмешательства для ее стабилизации, время проведения определяется сложностью образовавшейся проблемы.

Какие темы разбирать на планерке с сотрудниками

По тематике планерки можно разделить следующим образом:

  1. информационные, постоянное их проведение преследует основную цель, донести до сотрудников общее состояние дел на предприятии;
  2. планерки, проводящиеся с целью выявления проблемы, и нахождения путей ее решения;
  3. планирование, распределение задач, назначение ответственных лиц за их осуществление, мотивация сотрудников, отвечающих за конкретный проект, постановка конкретных сроков;
  4. обучающие, планерки, на которых осуществляется разбор новых продуктов, методов работы, происходит обмен навыками.

Основные принципы проведения планерок

Эффективность планерок достигается путем соблюдения определенных стандартов и правил. При их отсутствии, участники данного процесса, как правило не получают нужной информации в результате чего у них нет понимания в нужности и необходимости ее посещения.

Важно:

1. Встреча должна бытьчетко регламентирована, на повесткудня должны быть поставлены вопросы,требующие рассмотрения. При отхожденииучастников от тематики собрания,прерывать их, и возвращать к обсуждениюпоставленного вопроса.

2. Довести до сведениявсех участников поставленный регламент,чтобы каждый понимал цель своего участияв этом событии.

3. Не нужно обсуждатьвопросы поверхностно. Лучше ежедневнопосвящать по 15-20 минут конкретнойпроблеме отдельно.

4. Строго отслеживатьвременные рамки проведения данногомероприятия, при необходимости назначитьответственное лицо за ведение этоговопроса.

5. Слушать мнение всехучаствующих в беседе, не допускатьвыступления одних и тех же сотрудников.

6. Для фиксированияосновных моментов совещания, необходимовыбрать секретаря, который в видепротокола запишет основные тезисы набумагу.

7. Итогом встречи должен быть четкий план действий, а также список ответственных лиц, назначенных за определенные процессы работы. Список поставленных задач должен быть доведен до всех участников процесса.

Порядок проведенияпланерки

Порядок проведенияпланерки зависит во многом от того, ктоявляется основными ее участниками. Длясотрудников одного подразделения – планбудет один. Для руководящего составаструктурных подразделений – другой.

Ненужно оставлять без внимания и тот факт,что специфика предприятия также влияетна данный процесс.

К примеру, планеркина предприятии, занимающимся производствомпищевой продукции и организации,изготавливающие металлоконструкции,проводятся в разном режиме.

Пример планерки для менеджеров отдела продаж

Приблизительный планможет быть таким:

  • повестка дня, временные рамки собрания;
  • анализ отработанного периода, обсуждение количества продаж;
  • рассмотрение вопросов по эффективности продаж;
  • поощрение сотрудников, отличившихся в отчетном периоде;
  • выявление ошибок не справляющихся сотрудников;
  • введение в работу новых изменений, способствующих привлечению клиентов;
  • целеполагание на следующей период.

образец протокола планерки

образец плана проведения планёрки:

  • – повестка дня, временные рамки собрания;
  • – анализ отработанного периода, обсуждение критериев и показателей деятельности предприятия;
  • – рассмотрение и анализирование положения дел в каждом структурном подразделении;
  • – нахождение ошибок, и выявление проблемных ситуаций, с целью их предотвращения;
  • – совместный поиск решения выявленных ошибок, разработка алгоритма по их устранению;
  • – утверждение поставленных вопросов на исполнение структурным подразделениям на следующий период.

В первом случае напланерке заостряется внимание наиндивидуальные показатели работников,во втором – на совместном планированиизадач и решении вопросов по основнойдеятельности предприятия.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок,где все сотрудники физически могутнаходится в одном кабинете, логическивсе объяснимо и понятно. Но что делать,когда необходимо провести мероприятиес сотрудниками из другого филиала,находящегося на большом расстоянии,либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильногоинтернета, увеличение скорости соединения.За 15-20 минут осуществить тестовуюпроверку связи, проверить техническиемоменты (звук, изображение).

2. При возникновениитехнических неполадок лучше перенестиплановое мероприятие до моментаустранения ошибок, если нет срочностидля проведения планерки.

3. При проведениисовещания, оптимальным вариантом будетиспользование презентации, с цельюболее наглядного преподнесенияинформации.

4. Проверять наличиеобратной связи от слушателей, с помощьювопросов, аний и прочих способоввзаимодействия с сотрудниками иучастниками беседы.

5. Для каждого вопросаотводить определенное время, с цельюболее плотного и эффективного проведениясовещания. Потому, как односторонниймонолог с экрана быстро утомляет и ведету слушателя к отвлеченности внимания.

Как выявить эффективность проведенной планерки

Перед руководящим составом стоит существенный вопрос о том, как убедиться в результативности проводимых мероприятий. Достигают ли проведенные планерки и совещания поставленных целей и задач?

Можно опираться на следующие показатели:

  • – задания распределены между сотрудниками, сроки выполнения сформированы, каждый сотрудник понимает, что он должен делать;
  • – к следующей встрече задачи выполняются, а не уходят в архив невыполненных дел;
  • – сотрудники активно взаимодействуют друг с другом, вопросы обсуждаются и приходят к совместным решениям;
  • – временные рамки собраний соблюдаются и вопросы, находящиеся на повестке дня удается рассмотреть;
  • – сотрудники знакомятся с содержанием протоколов планерок и используют в своей деятельности полученную информацию, активно с ней работают.

пример постановки задач и целей сотрудникам на планерке

Для достижения наибольшей эффективности планерок, можно обратиться к работникам организации, с целью узнать их мнение, по поводу продуктивности проводимых собраний с конкретными пожеланиями. Сотрудники могут предложить интересные идеи.

Причины непродуктивности планерок

Во всех организациях свои основные моменты, провоцирующие отсутствие эффективности проводимого мероприятия. Но все же есть пункты, которые можно наблюдать непродуктивность в организации планерок:

1. Нет четкой системыи порядка, сотрудники непунктуальны, уних не сформировано осознание важностипроводимого мероприятия. Для устраненияэтой проблемы стоит ввести мотивациюдля своевременного посещения планерок,исключить беспорядок, лишние разговорыи наладить обратную связь от участниковсовещания.

2. На собрании присутствуютвсе работники предприятия. Чтобы встречапрошла максимально продуктивно, лучшевсего приглашать целевую аудиторию,чтобы каждый из участников понимал,зачем он здесь находится.

3. Подготовка к собраниюне проведена и повестка придумываетсяпо ходу совещания. У подобных планерокэффективность находится буквально нануле. Чтобы избежать этого, нужнапредварительная подготовка, отступленийот запланированных вопросов быть недолжно.

4. Монотонное, неинтересное и затянувшееся собрание, нет акцента на важных моментах, в итоге, участники не усваивают информацию. Протоколы мероприятия содержат большое количество страниц, которые никто не читает.

Как сделать планерку максимально полезной

Как улучшить процесс проведения планерок? Чтобы повысить качество проводимых мероприятий, можно воспользоваться следующими методами.

1. Встречи лучше проводитьв благоприятной обстановке. Не имеетсмысла искать виноватых в сложившейсякритической ситуации, оптимальноерешение в этом случае, искать выход изнее. Возможно сотрудники предложатинтересные способы.

2. Метод поощрения имотивирования сотрудников посещатьпланерки. Премирование работников задобросовестное посещение собранийможет дать положительный результат имотивировать других к дисциплинированности.

3. Строгий контроль завременными рамками совещания. Следитьза тем, чтобы каждый выступающийукладывался в строго отведенное дляего выступления время. Правило должнокасаться всех, в том числе и руководящийсостав предприятия.

4. Встречи лучше проводитьстоя. Так у работников будет меньшесоблазна отклоняться от поставленныхна повестке вопросов.

5. Количество, проводимыхмероприятий, должно определятьсясостоянием дел на данный момент. Еслинадобности в ее проведение нет, то неимеет смысла отвлекать сотрудников отработы. Ежедневная планерка актуальнадля компаний, где возникла напряженнаяситуация, которая требует оперативностипроведения мероприятий.

6. Не забывайте благодаритьучастников за проведенную работу. Такаяформальность имеет огромное значениедля участников процесса.

образец регламента планерки

Планерки – это нужное мероприятие для коллектива при условии, что оно проведено правильно. Скучные и излишние собрания съедают время работников, демотивируют их, в результате чего падает продуктивность всего коллектива. Многое зависит от плана, харизмы и ораторского мастерства руководителя.

Чтобы этого избежать, нужно продумывать четкий план проведения планерки, определиться с частотой ее проведения, мотивировать сотрудников к проявлению инициативы вынесения вопросов на совещание. Установить постоянный контроль за эффективностью проводимых встреч путем анализирования итоговой работы.

При выполнении всех условий, планерки приведут к сплочению коллектива и установлению дисциплины на предприятии, что в результате даст эффективность в достижении поставленных целей и задач. Только в этом случае такого рода мероприятия будут оцениваться по достоинству персоналом и приниматься, как необходимый инструмент для настройки работы всей компании или отдела в частности.

Источник: https://msksale.group/kak-provesti-panerku-effektivno/

Вопросы юристу
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: